Cuando se toma la difícil de situación de liquidar una empresa producto de la evaluación de la hipótesis del negocio en marcha, o por las causales reglamentadas en el código de comercio, se debe seguir unos pasos para proceder con la liquidación de una empresa en Colombia los cuales abordaremos a continuación:
- El máximo órgano de la empresa debe reunirse exponer la situación por la cual se decide disolver la sociedad y poner a votación la aprobación de la liquidación, con el acta de la reunión aprobada y en la cual se nombra al liquidador principal y suplente si es el caso, deberá registrarse en la Cámara de Comercio del domicilio junto con las aceptaciones de los liquidadores, con esto el nombre de la empresa debe ir seguido de la expresión “en liquidación”.
- Posteriormente con el certificado de existencia y representación legal actualizado, se deberá presentar ante las autoridades fiscales para la actualicen del registro único tributario (RUT y RIT)
- Se debe publicar un anuncio en un periodo de alta circulación, dando aviso al público en general que la compañía se ha disuelto y está siendo liquidada para que los acreedores puedan ejercer sus derechos de pago.
- El estado financiero “Inventario de patrimonio social” debe prepárese dentro del mes siguiente a la fecha de registro del acta en la Cámara de Comercio, el “Inventario de patrimonio social” es un estado financiero preparado para fines especiales de acuerdo con las normas de contabilidad e información financiera (NCIF) en Colombia y deberá ir firmado por el liquidador, el Revisor fiscal o Contador.
- Se procederá a la cancelación de todos los pasivos en el orden prescrito por la ley, siendo priorizados los pagos laborales y tributos y dejando para lo último el remanente de los socios o accionistas.
- Con los pasivos cancelados el liquidador deberá presentar la rendición del estado financiero “cuenta final de liquidación” y el informe sobre su mandato, que deberá ser aprobado por la última junta de socios.
- Se deberá realizar el registro del acta de la cuenta final de liquidación ante la Cámara de Comercio solicitando la cancelación del registro mercantil de la empresa en Colombia.
- Finalmente se deberá realizarse la cancelación del RUT ante la DIAN y el RIT para el caso de los impuestos de la ciudad de Bogotá.
Al momento de decidir liquidar una empresa es importante realizar una revisión sobre el estado actual de la empresa, para identificar cualquier problema o asunto que requiera una acción inmediata, relacionada con la contabilidad, los informes y problemas fiscales. El tiempo estimado del proceso de liquidación depende del progreso de los problemas involucrados.